Come gli ospedali possono generare e mantenere un file leggibile da macchina (MRF) conforme alla CMS #
La regola sulla trasparenza dei prezzi della CMS richiede a tutti gli ospedali statunitensi di pubblicare le loro tariffe standard in un formato digitale leggibile da macchina. Questo file—noto come file leggibile da macchina (MRF)—contiene informazioni critiche sui prezzi e sulle tariffe negoziate, ed è destinato ad aiutare i pazienti a prendere decisioni più informate sulla loro assistenza sanitaria.
Ma mentre l’intento è chiaro, il processo di creazione e mantenimento di un MRF può essere complesso. Questa guida spiega come gli ospedali possono generare un MRF e mantenerlo accurato nel tempo.
Che cos’è un MRF? #
Un file leggibile da macchina è un documento digitale (tipicamente JSON o CSV) che elenca:
- Tariffe lorde (il prezzo di listino standard)
- Prezzi scontati in contanti
- Tariffe negoziate specifiche per pagatore
- Tariffe negoziate minime e massime
Questo file deve essere aggiornato almeno annualmente, formattato secondo le linee guida della CMS e ospitato in una posizione accessibile pubblicamente sul sito web dell’ospedale, senza restrizioni di login o paywall.
Come generare un MRF #
1. Identificare i sistemi di origine #
I dati necessari per costruire un MRF si trovano generalmente nei sistemi esistenti dell’ospedale, come:
- Piattaforme di gestione del ciclo di entrate (RCM) (es. Change Healthcare, Waystar)
- Soluzioni di gestione dei contratti (es. nThrive, Cedar)
- Sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EHR) o di fatturazione (es. Epic, Cerner)
Questi sistemi contengono i codici CPT/HCPCS, le descrizioni dei servizi, i dati sulle tariffe e le tariffe negoziate necessarie per popolare il file.
2. Strutturare i dati correttamente #
La CMS richiede una struttura specifica per gli MRF. Ogni voce di servizio deve includere:
- Descrizione del servizio
- Codice associato (es. CPT, DRG)
- Tariffe negoziate specifiche per pagatore, elencate per piano assicurativo
- Prezzi in contanti e altri metadati rilevanti sui prezzi
Molti ospedali collaborano con soluzioni specializzate nella trasparenza dei prezzi—inclusi CareCarta e altri fornitori del settore—per garantire che la formattazione e la struttura siano allineate con le specifiche della CMS. Queste piattaforme tipicamente offrono validazione automatizzata e monitoraggio continuo per mantenere la conformità.
3. Pubblicare il file online #
Una volta completato il file:
- Ospitarlo sul sito web dell’ospedale.
- Assicurarsi che sia accessibile senza credenziali di login.
- Fornire un link chiaro e visibile su una pagina pubblica etichettata come “Tariffe standard” o equivalente.
La CMS controlla gli ospedali per verificarne la conformità, incluso se il file è effettivamente scaricabile e correttamente etichettato.
Mantenere aggiornato l’MRF #
Frequenza di aggiornamento richiesta #
La CMS impone che gli MRF siano aggiornati almeno una volta ogni 12 mesi. Tuttavia, gli ospedali dovrebbero considerare aggiornamenti più frequenti in queste circostanze:
- Rinegoziazioni contrattuali
- Nuove offerte di servizi
- Adeguamenti tariffari o correzioni di prezzo
Migliori pratiche per la manutenzione #
- Automatizzare l’estrazione dei dati dove possibile per ridurre il carico manuale.
- Programmare revisioni interne regolari—trimestrali o semestrali possono aiutare a individuare i problemi in anticipo.
- Assegnare la proprietà a un team o dipartimento specifico, spesso all’interno del Ciclo di Entrate o della Conformità.
- Mantenere una cronologia delle versioni per tracciare cosa è stato pubblicato e quando.
Oltre la conformità: perché è importante #
Sebbene gli MRF siano un requisito normativo, rappresentano anche un’opportunità. Gli ospedali che affrontano la trasparenza strategicamente possono utilizzare questi dati per:
- Costruire la fiducia dei pazienti
- Migliorare la visibilità interna dei prezzi
- Sviluppare strategie di pagamento diretto o fuori rete
Gli MRF non sono più solo documentazione di conformità—sono un asset fondamentale nel modo in cui i moderni sistemi sanitari comunicano il valore.
Considerazioni finali #
Per gli ospedali, la capacità di generare e gestire un MRF conforme alla CMS si riduce all’allineamento tra sistemi, dati e responsabilità. Con gli strumenti e i processi giusti, la trasparenza non deve essere un peso—può diventare un vantaggio competitivo.
Desideri ottimizzare il tuo processo MRF o ottenere informazioni più approfondite sui tuoi prezzi pubblicati? Parliamone.
Colin Atkinson è un esperto di codifica medica e co-fondatore di Care Carta, con oltre un decennio di esperienza nei sistemi di amministrazione ospedaliera.